An Intranet 2.0 means that both join forces and put their strengths together – the intranet as an existing, accepted and budgeted (!) information platform and Enterprise 2.0 as very compelling approach to move from a one2many communication to a highly interactive conversation and collaboration platform. Four good reasons to join forces:

• Web 2.0 features are on every intranet managers agenda
• “Cost of Doing Business” vs. ROI
• Many “given” use cases to start with
• Smooth way to Enterprise 2.0

This sounds promising but is just a start – open points remain:

• CMS or a Social Business Suite or an integration of both as technical platform? (see the last slides for a first approach)
• Is structure still required (I think yes) or are search and tagging sufficient?
• Is there still a need for complex editing work-flows within companies? (most of the participants said “No”)
• Do intranets still require multiple design templates to achieve a newspaper-like layout or is a blog-like design sufficient?

Looks like we are not running out of topics to cover here at besser20

Thanks to all participants for their active participation and the interesting discussion!

Doch aus Controlling Sicht sind die Argumente noch nicht perfekt. Ein Ansatz zur Lösung des Dilemmas könnte in der Umkehrung der Argumentation liegen: Was passiert eigentlich, wenn das Thema Social Software im Unternehmen weiter ignoriert wird? Betrachten wir also nicht die Folgen des Invests sondern des Nicht-Invests. Die Argumente aus dieser Perspektive sind irgendwie greifbarer, die Frage ist nicht, ob sie eintreten, sondern eher, wann.

Ein wichtiger Punkt vorab: Investing hat nicht (nur) den Focus eine neue Software einzuführen, sondern beinhaltet technische und prozessuale Implikationen, die den erfolgreichen Einsatz dieses Tools notwendig machen. Dass der Einsatz von sozialer Software organisatorische Aktionen verlangt, hatten wir ja beispielsweise schon hier beschrieben. Ein unbedacht hingestelltes Wiki – frei nach dem Motto „Nun kollaboriert mal schön!“ – ist nicht nur wenig hilfreich, sondern forciert eher einige der nachfolgend aufgeführten Risiken. Zur Invest-Entscheidung gehört folglich, die Potentiale von Social Software für das eigene Unternehmen zunächst gut zu verstehen. Erst auf dieser Basis sind dann Aktionsentscheidungen zu treffen.

Risiken des Nicht-Investierens:

1. Die Einsatzmöglichkeiten und Potentiale sozialer Software im Unternehmen werden oft zu einseitig aus ihrer Herkunft (dem Internet) abgeleitet (siehe Der Wikipedia Irrtum). Dies führt aber nicht nur zu gescheiterten Projekten und ungenutzten Tools, sondern – viel Schlimmer – „verbrennt“ eine Organisation auf lange Zeit für das Thema: „Wiki hatten wir schon – hat nicht funktioniert.“. Der Versuch eines funktionierenden Wissensmanagement scheitert damit erneut. Ist die Skepsis am Wissensaustausch großer Gruppen (insbesondere aus Sicht desillusionierter Kollegen) nicht gerade durch so viele bisher gescheiterte Wissensmanagement-Projekte entstanden und ist es nicht gerade deshalb so schwer, auch diese in die Nutzung der pragmatischen sozialen Tools einzubeziehen?
2. Soziale Tools werden an vielen Stellen bereits (inoffiziell) verwendet. Damit entstehen nicht nur Wissensinseln, sondern auch Sicherheits- und Compliance-Probleme. Wer das verhindern will, muss aktiv steuern und mit einem möglichst kompletten Zielbild prozessual und technisch die Richtung vorgeben.
3. Wer langfristig für neue Talente attraktiv bleiben will, stellt seinen Mitarbeiten adäquate Kommunikations- und Informationsmittel zur Zusammenarbeit bereit. Die Medien E-Mail, File-Laufwerk oder PDF Orgcharts im Intranet sind dabei sicherlich nicht ausreichend, um pfiffige Studenten und Einsteiger zu begeistern, ihre Ideen zu nutzen und sie ans Unternehmen zu binden
4. Der vielleicht wichtigste Punkt: Es braucht Zeit, bis sich Mitarbeiter und Organisation an die Tools, die neuen Möglichkeiten und dadurch veränderte Arbeitsweisen gewöhnt haben. Dies zeigen Fallstudien und auch unsere eigenen Erfahrungen mit Social Software im Unternehmen. Es ist also ein längerfristiger Lernprozess, bis eine Organisation wirklich deutliche Vorteile aus der Nutzung von Social Software ziehen kann. Vor dem Hintergrund kürzerer Entwicklungszyklen und der ständig steigenden Bedeutung von Wissensarbeit und Innovation für die Wettbewerbsfähigkeit stellt sich damit eine einfache Frage: Können wir es uns leisten den seit langem vielversprechendsten Ansatz auf diesem Gebiet bis auf weiteres zu ignorieren? Wie lange wird es dauern, diesen Lernprozess aufzuholen, wenn Wettbewerber bereits greifbare Ergebnisse produzieren?

Anhand der Diskussion im Blog lässt sich sehr schnell erkennen, dass eine ROI-Betrachtung für Web 2.0 Tools eher schwierig ist. Das folgende Bild zeigt das sehr schön:

Unsere Recherchen haben ergeben, dass es an vielen Stellen solche Diskussionen zum Thema ROI und Web 2.0 gibt. Hier mal einige Beispiel dazu:

• Forrester Creates a Model to Measure Blogging ROI
• Is It Worth It? An ROI Calculator for Social Network Campaigns
• The FASTForward-Blog: ROI, ROI, ROI
• Wikis as alternatives to email – find the ROI
• Radiowalker – Enterprise 2.0 ROI
• …

Dieser Eindruck lässt vermuten, dass eine solche Rechnung nur exemplarisch und nicht allgemeingültig gemacht werden kann. Diese vereinfachten Rechnungen haben meist nur eine geschränkte Sicht auf die Welt und lassen Umweltfaktoren und Rahmenbedingungen oft außer Acht. Social Software kommt vor allem dort zum Einsatz, wo es keine standardisierten Abläufe und Prozesse gibt. Zum Beispiel in der Zusammenarbeit und Kollaboration von (verteilten) Teams. Daher ist eine ROI-Betrachtung schwierig. Wer will schon ausrechnen können um wie viel effektiver die Kommunikation im Team durch den Einsatz von Social Software geworden ist.

Sicherlich lässt sich aus Umfragen und Erfahrungsberichten ermitteln, inwiefern Projekte durch Social Software schneller und besser durchgeführt werden können. Dieses Bild würde dann aber auf subjektiven Aussagen beruhen (was ab einer bestimmten Anzahl von Leuten wieder relativiert werden kann).

Und mal ehrlich. Kommt es bei Investitionskosten im Unternehmen von 8.000 US$ für ein Enterprise Wiki oder sogar null US$ einer Open Source Lösung wirklich auf den ROI an? Klar kann man jetzt sagen, dass entsprechende Projektkosten für die Einführung, Anpassung und Erweiterung entstehen. Da macht es aus unserer Sicht extrem viel Sinn einen “Perpetual Beta” Ansatz zu fahren, der uns die Möglichkeit gibt Social Software Tools schnell an den Start zu bringen, Erfahrungen zu sammeln und das Tool erst dann gezielt weiterzuentwickeln. Somit ist ein Unternehmen nicht gezwungen Unsummen am Anfang eines Projektes in die Hand zu nehmen, um eine Gesamt- und Endlösung zu erstellen.

Um entscheidende Effekte durch den Einsatz von Social Software im Projektmanagement aber auch im gesamten Unternehmen zu erzielen bedarf es einiger Veränderungen. Der erfolgreiche Einsatz von Social Software bedarf, aus unserer Sicht, neue Arbeitsweisen (im Umgang mit Social Tools), Veränderung in der Organisation (z.B. Berichts- und Abstimmungswege) und die Ausrichtung der Kultur (Schaffung einer Kultur der Offenheit). Erst wenn diese Faktoren gegeben sind, kann sich ein Nutzen (noch nicht in Zahlen ausdrückbar) bemerkbar machen.

Wie Frank in seinem Blog-Eintrag “Projektmanagement 2.0 – Ansätze für eine Definition” darstellt, sind Effekte durch den Einsatz von Social Software in den folgenden Punkten zu sehen:

• Zusammenarbeit und Organisation von Projektteams
• Inhaltliche Abstimmung innerhalb aber auch zwischen Teams
• Ständige Transparenz über den aktuellen Projektstatus

Schlussfolgerung: Social Software richtig eingesetzt (z.B. in Projekten) kann zu nachhaltigen Nutzeneffekten führen. Wichtige Voraussetzung dafür sind Rahmenbedingungen wie Arbeitsweise, Organisation und Kultur.

Vielleicht gibt es aber doch jemanden, der dieses Konzept bereits erfolgreich einsetzt und Aussagen zu Kosteneinsparungen machen kann.