Viele Elemente dieser Ziele sind erst mit den Ideen des Web 2.0 und seiner Umsetzung in einem Intranet 2.0 auf der Bildfläche erschienen – ein klassisches Intranet hat vor allem beim zweiten und dritten Ziel deutlich bescheidenere Ansprüche. Die folgende Aufteilung ist ein Versuch, die Ziele eines Intranets möglichst einfach aber auch konkret und umfassend darzustellen.

Ziel 1: Effektive Informationsverteilung

Informationsverteilung ist die klassische Aufgabe von Intranets. Relevante Informationen aus dem Unternehmen und seiner Umwelt sollen möglichst aktuell erstellt, verteilt und konsumiert werden.  Ein Intranet 2.0 kann und will in diesem Bereich zu einer völlig neuen Qualität in der Informationsverteilung kommen:

Zentral verteilte Informationen machen nur den Bruchteil der Informationsflüsse und -bedürfnisse eines Unternehmens aus.

Teilziele

• Stärkere dezentrale Redaktion von Inhalten und dadurch mehr, aktuellere und für den einzelnen Mitarbeiter relevantere (z.B. lokale oder bereichsspezifische) Inhalte
• Etablierung von redaktionell beherrschbaren Feedbackkanälen zur Förderung eines Dialoges zwischen Mitarbeitern und Management
• Erweiterte Möglichkeiten der Nutzung multimedialer Mittel
• Einfache rollen- und interessenbasierte Filter-, Such- und Benachrichtigungsmechanismen für die Nutzer des Intranets, um möglichst einfach auf die individuell relevanten Informationen und Nachrichten aufmerksam zu werden und Informationsüberlastung zu vermeiden
• Stärkere Einbindung von internationalen Standorten
• Authentischere und persönlichere Ansprache durch das Management
• Stärkere Vernetzung von Informationen, um Zusammenhänge aufzuzeigen

Beispiele für neue Funktionen

• Personalisierbare Startseite: Zielgenaue individuelle Informationen, verringerte Informationsbelastung der Nutzer, Flexibilität bei der Anbindung weitere organisatorischer Einheiten z.B. Tochtergesellschaften
• Gruppenräume: Sehr gut geeignet für dezentralere Informationen, mit offeneren Redaktionsrechten. Informationen aus verschiedenen Gruppenräumen können dann individuell auf der Personalisierbaren Startseite zusammengezogen werden.
• Front-End Editing: Auch eine Erfindung des Web 2.0 – Inhalte einfach direkt auf der betreffenden Seite editieren – ohne Redakteursschulung und lange Einarbeitung.
• Kommentare: mehr Akzeptanz durch Dialogmöglichkeit
• Bildergalerie:  Manche Bilder sagen mehr als tausend Worte.
• Videos einfach einbinden: Komplexe Zusammenhänge lassen sich oft durch Videos einfacher erklären, authentischer als Text – z.B. bei Management Kommunikation
• Mobiler Zugriff: Gerade Management und z.B. Außendienst sollten auf wichtige Inhalte auch mobil zugreifen können

Organisatorisch: Dezentrale Redakteure müssen gefördert, aber zentral betreut werden. Im Zielzustand sind alle Mitarbeiter dezentrale Redakteure. Übergreifende Redakteure stellen die Aktualität und Korrektheit zentraler unternehmenskritischer Inhalte sicher, sind aber auch Anlaufstelle für dezentrale Redakteure. Wichtig ist eine funktionierende Balance zwischen nutzergenerierten Inhalten und zentral erstellten und kontrollierten Inhalten.

Mögliche Messkriterien

• Zugriffe auf das Intranet
• Durchschnittliche Verweildauer
• Anzahl der eigestellten Artikel / Dokumente / Kommentare
• Anzahl und Anteil der Autoren und derjenigen, die sich aktiv beteiligen (Kommentare etc)
• Beteiligung von Standorten (Anteil der Standorte an den obigen Kriterien)
• Mitarbeiterumfrage (Wie gut fühlen Sie sich informiert?, Wie gut fühlen Sie sich in Entscheidungen einbezogen?)

Ziel 2: Unterstützung der operativen Arbeit

In dieses Ziel fallen alle Aktivitäten, mit denen das Intranet die operative Tätigkeit und Zusammenarbeit der Mitarbeiter unterstützt und verbessert. Zentraler neuer Punkt ist hier die Zusammenarbeit in „Räumen“, die im Gegensatz zu Emails und Filelaufwerken einen zentralen Ort für eine Gruppe, Projekt, etc. schaffen. Eigentlich nichts neues, solche Räume gab es auch schon in Vor-Web 2.0 Zeiten. Neu ist, dass diese Räume mittlerweile wirklich ausgereift und für jeden einfach benutzbar sind.  Dazu kommen Web 2.0 Erfindungen wie Wikis oder Blogs, die nun auch in diesen Räumen zur Verfügung stehen.

Teilziele

• Schnelles Finden von Ansprechpartnern und Experten
• Schneller und direkter Zugriff auf arbeitsrelevante Dokumente (Schriftlich Fixierte Ordnung [SFO], Vorlagen)
• Einfaches Finden von Informationen und Wissen
• Einfache Zusammenarbeit in übergreifenden Teams
• Portalfunktion des Intranets als zentraler Zugang zu Anwendungen und Informationsquellen

Beispiel für neue Funktionen

• Personalisierbare Startseite: Direkter Zugang zu relevanten Seiten und Dokumenten, aktuelle Informationen aus den eigenen Gruppenräumen auf einen Blick
• Profile und Vernetzung: Experten werden schneller gefunden, Vernetzung zwischen Mitarbeitern auch an verschiedenen Standorten wird gestärkt
• Kommentare: Bei Nutzung in Gruppenräumen: Inhalte können schneller in einer großen Gruppe abgestimmt werden, weniger Emails
• Diskussionen: Bei Nutzung in Gruppenräumen: Inhalte können schneller in einer großen Gruppe abgestimmt werden, weniger Emails
• Gute Suche: Inhalte schneller finden
• Gruppenräume: Dokumente austauschen, Neuigkeiten teilen, diskutieren und sich organisieren – Schaffung einer zentralen Informationsquelle, durch die alle Beteiligten immer auf dem aktuellen Stand sind
• Projekträume: Zentrale Informations- und Kommunikationsquelle des Projektes, sehr effektive Organisation auch großer Projektteams
• Umfragen: Schnelle Abstimmung in grossen Gruppen.
• Self Services: Das Intranet ist der Startpunkt in die verschiedensten verfügbaren Mitarbeiterservices (Arbeitszeitverwaltung, Reisebuchung etc)
• Mobiler Zugriff: Mittelfristiges Ziel

Organisatorisch: Die Administration und Pflege der Gruppenräume wird weitestgehend dezentralisiert. Gruppenräume bleiben nach Möglichkeit offen und zugänglich für alle Mitarbeiter – Einschränkungen müssen begründet werden.

Messkriterien:

• Anzahl der selbst gepflegten Profile (mit Bild)
• Anzahl der aktiven Gruppenräume und Projekträume
• Anzahl Zugriffe auf Vorlagen / Arbeitsrelevante Inhalte und Dokumente
• Mitarbeiterumfrage (Wie wichtig ist das Intranet für Ihre tägliche Arbeit?, Wie einfach ist der Zugang zu Informationen und Experten?)

Ziel 3: Virtuelle emotionale Heimat

Gerade bei großen und verteilten Unternehmen ist das Intranet ein wichtiger Faktor, um ein Gefühl der Zusammengehörigkeit und Identifikation mit dem Unternehmen aufzubauen und zu erhalten. Die stetig wachsende Zahl der Wissensarbeiter sitzt meistens vor dem Bildschirm und nimmt einen Großteil Ihres  Unternehmens auch nur über diesen wahr.

Viele Unternehmen investieren viel Geld in Hauptquartiere und Symbole von Erfolg und Visionen. Ziel dieser Ansprache sind auch die eigenen Mitarbeiter. Ein Intranet ist ein wichtiger Faktor, um diese Botschaft auch über die Bildschirme zu transportieren – vor allem für Mitarbeiter an weltweit verteilten Standorten, die nicht in den Glaspalästen der Zentrale sitzen.

Teilziele

• Hohe Akzeptanz und einfache Benutzbarkeit des Intranets
• Sichtbarmachen von Mitarbeitern und deren Kompetenzen
• Authentische und persönliche Inhalte
• Feedbackkanäle zur Förderung eines Dialoges und von Diskussionen
• Teilweise Gewährung von Gestaltungsfreiheit für Mitarbeiter und Bereiche (inhaltlich, optisch, strukturell)

Beispiel für neue Funktionen

• Personalisierbare Startseite: Nutzer können sich „Ihr“ Intranet selbst gestalten
• Design: Design und Bildsprache passen sich dem CI/CD an. Im Gegensatz zum Internetauftritt steht die Markenbotschaft jedoch nicht an erster Stelle – erste Priorität beim Intranet hat die gute Benutzbarkeit.
• Profile: Nutzer können sich als Person darstellen und Kollegen besser kennen lernen
• Kommentare: Kommentare bringen „Leben“ ins Intranet
• Gruppenräume: Gruppenräume sind selbst gestaltbare Bereiche im Intranet, die Mitarbeiter mit gemeinsamen Zielen, Interessen oder Ideen zusammenführen
• Bildergalerie: Relevante Bilder erhöhen die Akzeptanz  und Anziehungskraft des Intranets
• Umfragen: Direkte Beteiligung der Nutzer

Organisatorisch: Vor allem Erwartungen dämpfen, denn es braucht erfahrungsgemäß seine Zeit, bis Nutzer anfangen zu kommentieren oder Ihr Profil aktiv zu pflegen. Es gibt viele kleine Maßnahmen, um das zu unterstützen und beschleunigen. Verheerend sind jedoch unrealistische Erwartungen wie: „Wir haben vor 3 Woche die Kommentare angeschaltet und niemand kommentiert. Also können wir sie auch wieder abschalten.“

Messkriterien

• Beteiligung von Standorten
• Welche Ideen und individuellen Initiativen sind zu beobachten?
• Mitarbeiterumfrage (Findbarkeit, Usability, Akzeptanz)

.

Eines der zentralen Themen der Präsentation: Gerade für Kommunikatoren sollte die Rolle des Intranets im Mittelpunkt stehen und die Frage, wie man die  fast immer vorhandenen, aber oft unabhängig aufgebauten Web 2.0 Anwendungen besser daran anbinden kann. Intranets und Web 2.0 Anwendungen sind in vielen Fällen sehr getrennt betrachtet worden, haben oft verschiedene organisatorische Zuordnungen und stehen bei vielen Inhalten eher in Konkurrenz zueinander. Eigentlich schade, denn beide können viel für einander tun…

Hier gehts zum neuen Bereich der Rising Vendors auf der Social Software Matrix.

Im Gegensatz zu den in der Social Software Matrix bewerteten Tools, können Anbieter im Bereich ihre Produkte selbst einstellen und somit einer Vielzahl von Interessenten zugänglich machen. Der Markt für Social Software wächst stetig. Anbieter möchten sich am Markt bestmöglich positionieren und Kunden benötigen eine auf sie zugeschnittene Software. Auf der einen Seite gibt es Anbieter, die sich auf dem Social Software Markt längst etabliert haben und ihre Tools mit immer raffinierteren Web 2.0 Funktionen erweitern. Auf der anderen Seite gibt es Anbieter die sich auf dem Markt noch positionieren möchten oder bisher nur in einer Nische zu finden waren. Es ist schwer in diesem „Dschungel“ von Social Software den Überblick zu behalten. Genau hier setzen wir an. Wir wollen den Anbietern die Möglichkeit geben, ihr Tool auf dem Social Software Markt zu präsentieren und einer breiten Masse an Interessenten bekannt zu machen. Jeder Toolanbieter hat die Möglichkeit sein Tool in den bekannten Kategorien der Social Software Matrix vorzustellen.

Nutzer, die im Internet auf der Suche nach verfügbaren Social Software Tools sind, können sowohl in der bisher bekannten Social Software Matrix fündig werden, als auch vom stetig wachsenden Pool an Produktvorstellungen im Bereich der Rising Vendors profitieren. Des Weiteren können Nutzer, die bereits Erfahrungen mit vorgestellten Tools gesammelt haben, diese mittels eines Kommentars und einem Rating anderen Lesern mitteilen. So entsteht über die Zeit eine Bewertung der Tools innerhalb der Rising Vendor Section durch die Nutzer – ganz im Sinne des Web 2.0.

Unser Ziel mit der neuen Rising Vendors Section ist es, das Spektrum an vorgestellten und verfügbaren Social Software Tools im Markt, im Sinne des Web2.0 durch die Tool-Hersteller, stetig zu erweitern. Des Weiteren arbeiten wir kontinuierlich daran, die Liste der Tools in der Social Software Matrix zu ergänzen und werden hierbei in Zukunft auch auf den Pool der Rising Vendors zurückgreifen.

Wir hoffen, dass die Neuerung auf gute Resonanz stößt und den Markt-Überblick für Interessierte weiter erhöht. Alle Tool-Anbieter sind hiermit herzlich aufgerufen, sich zu beteiligen!

Zu erwachsen für den Anfang
Mächtig bedeutet jedoch auch, dass eine Investition in den SharePoint Server 2010 mit nicht ganz unerheblichen Investitionskosten verbunden ist. Für alle, deren Anforderungen an eine Online-Kollaborationsplattform zunächst noch überschaubar sind, lohnt sich ein Blick auf den weniger bekannten kleinen Bruder des SharePoint Servers, die ab der Version 2010 sogenannte SharePoint Foundation 2010 (Nachfolger der WSS 3.0). Die Foundation ist nämlich Bestandteil des Microsoft Servers 2008 und kann somit mit den vorhandenen Serverlizenzen kostenfrei genutzt werden.

Mögliches Szenario
Am Beispiel eines verteilt arbeitenden Projektteams bestehend aus Marketing Manager, Sales Manager, Führungskräfte und Assistenten, zeigen wir im Folgenden, was für die Vorbereitung einer Messeteilnahme mit der SharePoint Foundation 2010 realisiert werden kann, um online zusammenzuarbeiten und den Projektfortschritt transparent dem Management und Mitarbeitern zu visualisieren.

Auszug der Funktionalitäten von SharePoint Foundation für den Use-Case „Messevorbereitung“:

• Kalender mit einfach anpassbaren Ansichten
• Dokumentenmanagement: Ablage von Dateien
• einfache Content-Management-Funktionalitäten
• individuelle Liste, z.B. für Kontakte
• Diskussion
• Aufgabenverteilung
• einfacher Drei-Stufen-Workflow z.B. für Aufgabenzuweisungen und Monitoring des Bearbeitungsstatus
• Ribbon Bar: aus Office 2007 bekannte Oberfläche zum Editieren von Artikeln und Seiten

Wer darüber hinaus erweiterte Funktionen insbesondere bezüglich integrierter Fachanwendungen, umfassenderer Suche und komplexer Reportings nutzen möchte, kommt allerdings nicht am Server-Produkt vorbei:

Auszug der Funktionalitäten von SharePoint Server für den Use-Case „Messevorbereitung“:

• Enterprise Wiki mit Co-Authoring, Page Rating, Categories, schnelles Editieren
• Intelligente, übergreifende Suche (teilweise durch zusätzliche Integration mit FAST-Technologie) mit Sortierfunktionalitäten, Ranking, visuelle Darstellung (Thumbnail, Preview) von z.T. personalisierten Suchergebnissen
• MySite (Aufbau eines firmeninternen Social Networks)
• Formulare
• Integration von Fachanwendungen, z.B. ERP-Daten
• Dashboards
• Tiefenintegration von MS Excel und Access

Fazit

Der kleine Bruder des neuen SharePoint Servers 2010 bietet eine kostengünstige Möglichkeit, ein modernes Intranet zu etablieren und kann dank der Upgradefähigkeit auf den großen Bruder mit den Anforderungen wachsen. Gerade für Anwendungsfälle wie oben beispielhaft beschrieben, ist es eine empfehlenswerte Variante, da die Einführung von neuer Software auch immer ein Umdenken bei den Nutzern erfordert. Somit kann bei überschaubaren Investitionskosten eine Art Pilotteam erste Erfahrungen sammeln und deren Projektmitglieder im günstigsten Fall als spätere wichtige Multiplikatoren bei einer unternehmensweiten Einführung dienen.

Alles, was gegen die Natur ist, hat auf die Dauer keinen Bestand.

Wer auf den wachsenden und immer unübersichtlicher werdenden Markt für Social Software Lösungen und deren Anwendungsbereiche im Unternehmen blickt, der fragt sich zwangsläufig was denn davon auf Dauer Bestand haben wird. Wir werden ohne Zweifel darüber in 5 Jahren viel schlauer sein und wissend und sicher auch schmunzelnd auf die gegenwärtigen Enterprise 2.0 Diskussionen zurückschauen. Nun,

Ohne Spekulation gibt es keine neue Beobachtung. (auch ein Darwin Zitat),

deshalb im folgenden einen kurze Spekulation über die Zukunft von Social Software im Unternehmen.

Basis meiner Spekulation sind 2 grundsätzliche Erkenntnisse oder Behauptungen:

1. Das grosse Potential und der Nutzen von Social Software liegt in der Vernetzung von Informationsobjekten wie Personen (Profilen) und Inhalten (Wikiseite, Blogpost, Dokumente, Prozesse..) durch Links, Tags, Suche, Navigation oder Feeds.  Diese Integration ist die Basis für die „Entdeckbarkeit“ von neuem Wissen und Zusammenhängen und den geheimnisvollen Vorgang, den Andrew McAfee im Zusammenhang mit Enterprise 2.0 Emergenz nennt.

2. Social Software Anwendungen wie Wikis, Blogs, Foren oder Microblogs sind in ihrer Funktionalität zu einfach und einander funktional zu ähnlich, als das sie einen Einsatz als alleinstehendes und damit in die IT Gesamtlandschaft zu integrierendes System rechtfertigen könnten. Bei erhöhter Komplexität des Unternehmens ist es langfristig sinnvoller, diese Funktionalität bestehenden Anwendungen wie CMS oder CRM hinzuzufügen oder in einer Social Software Suite zusammenzuführen. Aus dem Tool wird ein Feature.

Die Konsequenz aus diesen beiden Einsichten führt zu diesem Bild:

Social Web

1995 wurde das erste Wiki ins Internet gestellt, 2004 wurde der Begriff Web 2.0 geprägt. Aus heutiger Sicht war diese Beschreibung keine Übertreibung – keine andere Entwicklung hat das Internet so nachhaltig geprägt und verändert. Die Stars des Social Web sind eine neue Klasse von ganz einfach zu benutzenden Anwendungen wie Wikis, Blogs, Social Networks oder Microblogs. Tool (Wiki) und Anwendungsfall (Online Enzyklopädie – Wikipedia) verschmelzen oft in der Wahrnehmung – das Tool wird durch den Anwendungsfall definiert.

Social is a Tool

Flaggschiff Anwendungen des Web 2.0 wie Wikipedia, Xing, Facebook und Twitter wecken Begehrlichkeiten im Unternehmen. Ein Großteil der Unternehmen befindet sich heute in dieser Phase. Tools und Anwendungsfälle werden oft 1:1 ins Unternehmen importiert, haben dort aber meist große Probleme mit der Beteiligung und Nutzung durch die Mitarbeiter oder etablieren bei Erfolg Parallelwelten und Informationsinseln neben dem Intranet, dem CRM oder anderen bestehenden Informationssystemen.  

Social is a Feature

Im Unternehmen sind Anwendungsfälle und Tools sehr oft nicht 1:1 gleichzusetzen. Wer z.B. Projektmanagement mit einer Social Suite abwickeln möchte, der braucht geschlossene Räume, um nur berechtigte Nutzer zuzulassen. Projekttagebuch, Meeting Minutes und Status können am besten per Blog erledigt werden, Konzepte und Dokumentationen werden am besten per Wiki erstellt und gemeinsam bearbeitet und es sollte jederzeit möglich sein an jeder Stelle zu kommentieren und diskutieren.  Die Trennung von Social Software Tools macht im Unternehmen meist keinen Sinn und verbaut mittelfristig viele Anwendungsfälle. Je nach Anwendungsfall und Anforderung werden “Social Features” entweder zu einer neuen Suite zusammengefasst oder in bestehende Systeme als Standard eingebaut.

Vieles im Bereich „Social is a Feature“ ist schon Realität oder als baldige Realität absehbar, andere Entwicklungen, wie z.B. die eines echten Social ERP Systems sind wahrscheinlich, liegen aber noch vor uns.  Weitere Klassen von Systemen wie z.B. DMS Anwendungen, Conferencing  oder alle domainspezifischen Anwendungen wie z.B. CAD Systeme sind denkbar – die dargestellten fünf erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

• Die Social Suite ist ein schnell wachsende Klasse von Anwendungen, die eine Vielzahl von Social Software Funktionen integrieren und in einer Lösung mit Unternehmensanforderungen wie Zugriffsbeschränkungen oder rollenbasierte Nutzerverwaltung zusammenführen. Typische Vertreter wie Jive oder Confluence haben wir auf der Socialsoftwarematrix.org zusammengeführt und bewertet. Im internen Bereich wird die Social Suite zunehmend dem CMS als Basis für ein Intranet Konkurenz machen.
• Das Social CRM versteht Customer Relationship Management als zutiefst „sozialen“ Vorgang, dessen bisherige prozessorientierte Ausrichtung (Prospect, Lead,Offer,…) bei weitem nicht die ganze Komplexität und Vernetzung einer Kundenbeziehung abbilden kann.

Salesforce.com hat mit seiner Lösung „Chatter“ in den letzten Monaten seiner bestehenden CRM Suite eine Social Software Komponente mitgegeben. Den großen innovativen Anbietern scheint es also nicht schwer zu fallen, in sehr kurzer Zeit relativ umfangreiche eigene Social Software Komponenten ihren bestehenden Produkten hinzuzufügen.

• Wer als CMS Anbieter mittelfristig im Intranet Umfeld noch relevant sein möchte, wird ohne umfangreiche Social Features keine Chance haben. Einige CMS Anbieter sind hier schon weiter und kommen sowieso aus der Web 2.0 Ecke (z.B. Drupal) oder haben massiv investiert, um Social Features hinzuzufügen (z.B. MS Sharepoint) oder als variable Extensions anbieten zu können (z.B. Day).  Evolutionstechnisch ist es durchaus vorstellbar, das Social Suite und CMS (für den Internen Gebrauch) mittelfristig zu einer Klasse von Systemen werden.
• Der bekannteste Vertreter und unbestrittene Vorreiter von Social Email ist Google Wave. Nach der ersten Euphorie ist mittlerweile klar, dass es ein langer Weg zum Email Killer ist.
• Das Social ERP ist zum großen Teil noch Zukunft. Hier liegen aber große Potentiale, denn in der eher prozessorientierten Welt der ERP Systeme gibt es durchaus Bereiche wie z.B. Einkauf, HR oder Vertrieb, die wissensintensiv sind und viele weniger strukturierte Tätigkeiten beinhalten. Die schiere Komplexität von SAP und Co. wird hier jedoch eine schnelle „Social Release“ genauso verhindern wie die bislang noch eher diffusen Anwendungsfälle von Social Software in den sehr kernprozessnahen Bereich eines Unternehmens. Hier werden wir in den nächsten Jahren sicherlich spannende Pilotanwendungen (z.B. SAP Streamwork) sehen, die darüber dann auch Ihren Weg in die großen ERP Anwendungen finden werden.

 Und was passiert mit dem klassischen Wiki?

Wenn das beschriebene Szenario wirklich so eintritt, dann dürften es grössere Installationen von alleinstehenden Wikis (z.B. ein Glossar auf Basis von Mediawiki) im Unternehmen mittelfristig schwer haben, Ihre aufwendige Integration in die restliche Wissensarchitektur des Unternehmens zu rechtfertigen.  Evt. tröstet es ja, dass es dieses Schicksal dann mit reinen Blog-Plattformen (z.B. Wordpress), alleinstehenden Social Networks oder einzelnen Diskussionsforen (z.B. phpBB) teilen wird.

1. The front-door intranet

„The intranet is becoming the entry point into the „workplace web“ – the ensemble of resources and information needed by staff.”

Hier wird in der Studie zwischen verschiedenen Reifegraden unterschieden. 30 Prozent der Befragten haben noch eine sehr fragmentierte Intranet Landschaft mit vielen Portalen und Einstiegspunkten für die Mitarbeiter. Für 15 Prozent ist nach eigenen Angaben die Vision des einheitlichen Eingangstores schon Realität. 55 Prozent liegen irgendwo dazwischen.

Spannend für diese Entwicklung dürfen vor allem die stark auf dem Vormarsch befindlichen „Dashboards“ sein, die nach dem iGoogle Prinzip beliebige Widgets und Inhalte personalisiert auf einer persönlichen Startseite anzeigen. Ähnliches konnten zwar auch schon die Portlets in den etwas in die Jahre gekommen Unternehmensportalen, nur waren die bei weitem nicht so flexibel und einfach personalisierbar.  Widgets können zwar oft nur Inhalte anzeigen und verlinken für alles Weitere auf die eigentliche Applikation (z.B. Sharepoint, SAP HR oder auch externe Dienste wie Wetter oder Börsenkurse), dafür ist diese „flache Integration“ wesentlich leichter zu bewerkstelligen.

Beispiel: Dashboard das verschiedenste Quellen zusammenführt und personalisiert darstellt.

2. The team-oriented intranet

„Collaboration is considered to be part of the broader intranet scope and collaborative spaces are becoming part of the intranet.”

Zusammenarbeit ist also nicht länger eine eigene Plattform oder das historische Vorrecht von Email und Fileshares, sondern wird ein “Feature” des Intranets. Teams können offene oder geschlossene Räume eröffnen und dort Funktionen wie gemeinsame Kalender, ToDo Listen, Team Nachrichten, Blogs, Wikis oder Diskussionsforen nutzen. Diese neuen Möglichkeiten schaffen natürlich auch organisatorische Herausforderungen. Räume müssen möglichst schnell und unkompliziert aufgesetzt, dezentral administriert und nach definierten Kriterien auch wieder geschlossen werden können. Auch die organisatorische Verankerung des Intranets muss auf den Prüfstand – kann die neue „Mächtigkeit“ noch von einem Bereich (oft: Interne Kommunikation) gut gesteuert werden?

Beispiel: (noch leerer) Gruppenraum für den Nutzungsfall Projektmanagement.

3. The people-focused intranet

„Organizations are beginning to realize that bottom-up flows of information and greater interactivity are essential for organizations.”

Das Intranet rückt näher an die Menschen heran. Mitarbeiter können sich, ihr Bild und Informationen über sich, die sie preisgeben wollen, selbst darstellen. Die meisten Inhalte sind mit den Bildern ihrer Ersteller verknüpft. Das Intranet wird so lebendiger und ein besseres Abbild der realen Organisation. Das Intranet wird so zur „virtuellen emotionalen Heimat“  – eine Entwicklung, die man gerade in sehr verteilten Organisationen mit vielen Standorten, Zeitzonen und Kulturen nicht hoch genug einschätzen kann. Die Zahlen des Reports treten hier aber auch auf die Euphoriebremse: beim Vergleich von Erwartungen an Social Media Funktionalitäten und den tatsächlichen ersten Resultaten zeigt sich eine deutliche Diskrepanz:

„Organizations planning to implement Social Media have unrealistically high expectations and risk being severely disappointed.”

Spannend ist hier noch die Beobachtung, dass der Nutzen von Social Media Aktivitäten wesentlich deutlicher bei großen Unternehmen zutage tritt. Zum einen ist hier sicher das Potential größer, aber evtl. gehen größere Unternehmen das ganze Thema auch professioneller an und haben sich schon eher vom Wiki unter dem Schreibtisch zugunsten einer übergreifenden Lösung verabschiedet.

4. The real-time intranet

„Organizations are experimenting with real-time communication and publishing tools that make publishing easy and fast.”

Informationen und Nachrichten können dezentral schnell und mit wenig Aufwand erstellt und veröffentlicht werden. Direkte Kommunikationsmittel wie Instant Messaging oder Statusmeldungen erlauben den schnellen Austausch von Informationen. Diese neue Geschwindigkeit und Aktualität erlaubt die wesentlich intensivere Nutzung des Intranets  auch und gerade in der operativen Arbeit.  Laut Ergebnis der Studie sind diese Funktionen bislang allerdings eher selten und nur bei sehr ausgereiften Intranets zu finden.

Hier sei auch auf den zehnten Punkt aus Dion Hichcliffes aktueller Liste der „Ten emerging Enterprise 2.0 technologies to watch“ verwiesen:

“Next-generation unified communication. Just when enterprise communication was about to get truly unified, social media showed up and fragmented it again.”

Es ist in dem Bereich nur schwer abzusehen, was sich hier am Ende durchsetzten wird. Vorteile haben sicher die großen Anbieter wie Microsoft und IBM, die zumindest auf der Marketingebene eine Integrationsgeschichte von CMS, Social Software und Unified Communications verkaufen können.

5. The place-independent intranet

„The intranet is gradually becoming place-independent. This means it can be accessed from home, from a hotel room or other external locations using a computer, a laptop or a smart phone.”

Der Trend zu mobilen Endgeräten macht auch vor dem Intranet nicht halt und wird vor allem den Trend des Echtzeit Intranets zusätzlich verstärken. Die geringe Verbreitung von wirklich webfähigen mobilen Geräten unter den Mitarbeitern der meisten Unternehmen und noch große Fragezeichen beim Zugriff auf ein geschütztes internes Netzt von außen, werden aber dazu führen, dass dieser Trend erst mittelfristig eine größere Relevanz bekommen wird.  So planen aktuell erst 25 Prozent der Studienteilnehmer, das Intranet mobil verfügbar zu machen. Einen wirklichen Schub wird das Thema mobiler Zugriff aber wohl erst dann erhalten, wenn wirkliche Killeranwendungen, wie z.B. das mobile Monitoring eines Rechenzentrums oder das mobile Management Dashboard zur Verfügung stehen.

Alles in allem ein sehr spannender Report mit einigen überraschenden Einsichten. Ab Juni 2010 läuft die Umfrage für die Intranet Trends 2011.

Woran merkt man beim Benutzen einer Website, dass ein guter Informationsarchitekt am Werk war?

Informationsarchitektur (IA) ist, im Gegensatz zu beispielsweise Typografie oder Marketing, lautlos und hält sich meist bescheiden im Hintergrund. So wie, sagen wir mal… die Leinwand im Kino (Achtung: meine Blog-Leser fürchten meine schlechten Analogien). Nun, wie muss eine Kinoleinwand gewesen sein, damit es ein guter Film war? Sie muss sicher vorhanden sein, aber niemand wird sie beachten. Erst wenn sie Risse hat und in der Mitte durchhängt wird man merken, dass etwas nicht stimmt.

Ursprünglich stand der Begriff Informationsarchitektur für das, was wir heute Informationsdesign nennen. Schon bald wurde aber IA als das Strukturieren, Organisieren und Betiteln von Inhalten definiert. Eine effektive IA war und ist also eine Struktur, die sich dem Nutzer nicht in den Weg stellt, sondern hilft innerhalb eines (meist digitalen) Informationssystems ein gewünschtes Ziel zu erreichen.

Heutzutage ist Informationsarchitektur ein umfassender Prozess der Belange von Kunden und Anwendern berücksichtigt. Hierbei wird versucht eine optimale Kommunikationsgrundlage für Business und User zu schaffen. “Markets are conversations” heisst es im Cluetrain Manifesto. Diese Konversation zu erleichtern ist die Aufgabe moderner Informationsarchitektur. Vor zehn Jahren nannte Peter Morville (ein bekannter Name in der IA Szene) diesen Prozess “Big IA”. Im Gegensatz zu “Little IA” welche sich vor allem mit Metadaten, Kontroliertem Vokabular, Labels und so weiter befasst. Heute sind diese Begriffe nicht mehr besonders verbreitet, sie deuten aber gut an wie umfassend und abwechslungsreich das Feld der Informationsarchitektur ist.

Auf Flickr läuf aktuell eine Sammlung der besten Erklärungen von Informationsarchitektur. Hier ein Beitrag von Richard Ingram.

Verglichen mit dem Web vor 10 Jahren, wie hat sich das Thema Informationsarchitektur weiterentwickelt?

Der Begriff des Informationsarchitekten wurde 1975 von Wurman geprägt. 14 Jahre bevor ein Brite in einem Schweizer Labor auf die Idee kam sein Hypertext Projekt ins Internet zu hängen und das ganze „The Web“ zu nennen. Grundsätzlich geht es in der Informationsarchitektur darum, Unverständliches verständlich zu machen. “Information architecture is to make the the complex clear” hat der Architekt Wurman in etwa gesagt. Nach meinem Verständnis der Informationsarchitektur hat sich daran im Groben nichts geändert. Im Detail betrachtet, hat sich die Informationsarchitektur von Informationsdesign-lastig zu prozessorientiert bewegt – was sehr gut ist. Heutzutage sollte Informationsarchitektur Nutzer-Anforderungen und Business Belange berücksichtigen. Es geht nicht nur um Navigation und Findability und Flow und Information Scent. Es geht auch um SEO, Content Strategien und Kommunikation.

Welche neuen Aspekte und Herausforderungen stellen Web 2.0 Anwendungen dar? Gibt es so etwas wie Informationsarchitektur 2.0?

Man findet tatsächlich den Begriff Informationsarchitektur 2.0 im Web, Peter Morville hat 2006 auch schon mal versucht den Begriff IA 3.0 zu etablieren. Zum Glück hat sich beides bislang nicht durchgesetzt. Gesetze von Struktur und Ordnung scheinen zeitlos zu sein. Das Gestaltprinzip der Nähe beispielsweise besagt, dass nahe Objekte als zusammengehörig empfunden werden. Diese Beobachtung ist Technologie-unabhängig. Wenn ich also ein Textfeld in die Nähe eines Eingabefeldes bringe, denken alle die beiden gehören zusammen. Wie früher in der Schule. Wenn man sich zu lange in der Nähe eines bestimmten Mädels aufhielt, galt man gleich als Paar.

Viele Web 2.0 Features und Herausforderungen betreffen eher die Usability einer Website, als deren Informationsarchitektur. Natürlich gibt es im Web 2.0 dynamischere Inhalte und mehr Funktionen als noch vor 6 Jahren. Zusätzlich zu Klick und Doppelklick gibt es jetzt auch “Drag and Drop” und “Pan and Zoom” und nicht zu vergessen: das Taggen. Freie Verschlagwortung. Aber eine der Kernaufgaben der Informationsarchitektur, das Strukturieren von Informationsräumen hat sich deshalb nicht verändert. Ich gebe allerdings zu, dass Informationsarchitektur im Web 2.0 Zeitalter auch nicht einfacher geworden ist. Wenn alles geht und nichts unmöglich ist, ist es oft schwer sich zu zügeln und auf das Wesentliche zu beschränken. Der moderne Web 2.0 Mensch ist ein Informavor, das heißt, er frisst Informationen (ich höre meine Biologen-Freunde aufschreien…). Aber Information frisst auch etwas, und zwar Aufmerksamkeit. “A wealth of information creates a poverty of attention“, sagte der Sozialwissenschaftler Herbert Simon einst. Die Herausforderung von Web 2.0 an Informationsarchitekur und vor allem Usability ist, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Welche Unterschiede in der Informationsarchitektur gibt es für Internet Auftritte und Intranets?

Ein Intranet stellt besondere Ansprüche an die Organisation von Inhalten. Zudem leidet es oft an einer seltsamen Mischung aus kollektiver Nichtbeachtung und punktuellem Übereifer Einzelner. Intranets wachsen meist organisch und in jeder Abteilung gibt es Jemanden, der seine kreative Ader ausleben möchte – was ja an sich auch nicht schlecht ist. Inhalte und Features werden unkontrolliert angehängt oder eingebaut – wo es gerade passt. Eine konsistente Navigation oder Bezeichnung sucht man hier vergebens. Hinzu kommt eine regelmäßige Umstrukturierung innerhalb der jeweiligen Firma, so dass die abteilungsorientierte Navigation, die letztes Jahr noch so einleuchtend schien, ein Jahr später schon keinen Sinn mehr macht. Hat man sich dann endlich auf verständliche Begriffe in der Navigation geeinigt, kommt ein gut gemeinter Vorschlag aus dem Management und schon sind die neuesten Buzz-Words in der Hauptnavigation.

Es liegt in der Natur des Intranets, dass man auch kaum schauen kann, wie es andere machen. Jeder kennt meist nur das eigene Intranet und da wird das Rad eben immer wieder neu erfunden. Intuitive Navigation kommt halt nicht von selbst und die Kosten eines schlecht bedienbaren Intranets sind oft wesentlich höher als man denkt. Nutzer denken meist in Aufgaben und Aktionen und nicht in Organisationsstrukturen und Hierarchien. Eine effektive Informationsarchitektur muss das Mentale Modell des Anwenders wiederspiegeln und nicht das Implementierungsmodell einer Software oder, im Fall des Intranets, einer Organisation.

Welche Webseiten sind für dich herausragende Beispiele einer guten Informationsarchitektur?

Gerne würde ich hier die Webseite unserer Konferenz für Informationsarchitektur (IA Konferenz) positiv erwähnen, aber die befindet sich mal wieder im Umbau (die nächste Konferenz steht vor der Tür). Diese Frage ist nicht leicht zu beantworten. Jede Webseite die mir hilft, mein Ziel zu erreichen und das zufriedenstellend zu erledigen, weshalb ich zu dieser Webseite gekommen bin, hat zumindest keine schlechte Informationsarchitektur. Eine verständliche Navigation, eine gut funktionierende Suche und eine verständliche Struktur runden das Bild jeder guten Informationsarchitektur ab.

Gibt es noch Fragen, die du gern beantworten würdest?

Hm, keine Fragen – aber Hinweise. Die Informationsarchitektur ist ein faszinierendes, interdisziplinäres Betätigungsfeld. Gute Informationsarchitektur kann nur in einem motivierten, facettenreichen Team entstehen. Ich habe das Glück, Teil eines solchen Teams zu sein. Es gibt übrigens mehrere gute Anlaufstellen für an Informationsarchitektur Interessierte: da ist natürlich zum einen das Internationale Institut für Informationsarchitektur. Dann gibt es unsere jährliche Deutsche IA Konferenz und hier in Berlin beispielsweise das after work networking event Berlin IA Cocktail Hour. Die IA Community ist recht groß, weltweit organisiert und immer offen für Neues. Wer jetzt neugierig geworden ist: Ich stehe gerne für weitere Fragen zur Verfügung (OpenID: Jan Jursa). Vielen Dank für die interessanten Fragen und die Möglichkeit hier ein wenig über IA plaudern zu können.

• Bessere und langfristigere Redaktionsplanung
• Erweitertes Redaktionsteam, damit einhergehend mehr Informationen über den Autor direkt am Artikel
• Ähnliche Artikel zu einem Thema als Link unter den Artikeln
• Aktiveres Kommentieren und Diskutieren in den Social Media Kanälen (andere Blogs, Twitter, Xing, Facebook,…)
• Formale Regeln für die Artikel vereinheitlichen (Suchmaschienenfreundliche Titel, klarere Kategorien, mehr Taggen)
• W3C Konformität des Blogs verbessern
• …

Vielleicht sehen wir uns auch auf einer Veranstaltung in diesem Jahr? Wir wollen unsere Teilnahme an Konferenzen und Barcamps aktiver hier im Blog ankündigen und freuen uns auf noch mehr “reale” Treffen mit Lesern und anderen Bloggern. Die nächste Gelegenheit dazu ist die Konferenz der Hochschule Aalen zum Thema “Mitarbeiterportale 2.0“, bei der wir am 20. Januar zwei Vorträge halten werden.

2010 wird ganz sicher ein spannendes Jahr, ein Jahr das nach Hutch Carpenter im Bereich Enterprise 2.0 vor allem von 3 Themen dominiert sein sollte:

Sharepoint 2010 “SharePoint 2010 will likely be a big catalyst for Enterprise 2.0 growth.”

Enterprise 2.0 ist überall “Enterprise 2.0 is becoming less a destination and many of its concepts are being integrated into non-social software apps.”

Der Social Software Markt diversifiziert sich “I see the Enterprise 2.0 market splitting into these two models: 1. General collaboration suites that replace intranets and portals and 2. Specialized applications that deliver tangible value around a specific activity”

Die Punkte 2 und 3 hängen zusammen, denn klassische Intranet Portale sind auch “non-social software apps”. Gerade Punkt 3 haben wir hier ja schon in einigen Artikeln über das Intranet 2.0 angesprochen und können dem nur beipflichten.  In 5 Jahren fragt dann also keiner mehr “Habt Ihr ein Wiki?” sondern “Habt Ihr ein Social Intranet?” oder “Habt Ihr schon die neue Social SAP Release?”.

An Intranet 2.0 means that both join forces and put their strengths together – the intranet as an existing, accepted and budgeted (!) information platform and Enterprise 2.0 as very compelling approach to move from a one2many communication to a highly interactive conversation and collaboration platform. Four good reasons to join forces:

• Web 2.0 features are on every intranet managers agenda
• “Cost of Doing Business” vs. ROI
• Many “given” use cases to start with
• Smooth way to Enterprise 2.0

This sounds promising but is just a start – open points remain:

• CMS or a Social Business Suite or an integration of both as technical platform? (see the last slides for a first approach)
• Is structure still required (I think yes) or are search and tagging sufficient?
• Is there still a need for complex editing work-flows within companies? (most of the participants said “No”)
• Do intranets still require multiple design templates to achieve a newspaper-like layout or is a blog-like design sufficient?

Looks like we are not running out of topics to cover here at besser20

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Schritt für Schritt zum Enterprise 2.0

Ein Intranet 2.0 ist eine hervorragende Plattform und Basis für verschiedenste Anwendungsfälle von Social Software im Unternehmen, die sich hier geschützt und schrittweise entwickeln können. Dabei kann der Startpunkt durchaus ein eher klassisches Intranet sein, in dem man dann Schritt für Schritt interaktive Komponenten wie Kommentare, Ratings, offene Bereiche oder Profile einführt. Organisationen und Mitarbeiter werden so nicht überfordert und haben genügend Zeit sich die neuen Möglichkeiten aber auch die  Herausforderungen gelassen zu erschließen.

Interessant ist dieser Prozess auch und vor allem aus technologischer Sicht.  Denn wenn bislang für Intranets ein Web Content Management System (ich verwende im Folgenden die Abkürzung CMS) als gesetzt galt, ist nun ein ganz neuer Herausforderer in den Ring gestiegen und macht dem Platzhirsch CMS das natürliche Anrecht auf die Intranets dieser Welt streitig: Social Software Suites. Damit meine ich nicht reine Wikis wie ein Mediawiki oder reine Blogssoftware (obwohl Wordpress für sehr kleine Intranets durchaus eine Alternative wäre), sondern komplexere Lösungen wie IBM Connections, Jive SBS, Socialtext oder Atlassian Confluence, die Features wie Blog, Wiki, Forum und Social Network in sich vereinen und sich dem Nutzer als integrierte Lösung präsentieren. Microsofts Sharepoint ist hier ein Sonderfall, denn er beinhaltet sowohl ein CMS als auch eine Social (ja, ab 2010 schon) Collaboration Suite. Er ist in beiden Klassen zwar jeweils nicht die absolute Spitze, aber diese breite funktionale Aufstellung ist für sich schon wieder ein starkes Argument.

Die Kontrahenten rüsten auf

Beide Seiten haben ihre Defizite auf dem Weg zu einem Intranet 2.0 und damit zu einem ihrer wichtigsten zukünftigen Märkte erkannt. CMS Anbieter fügen ihren Tools Web 2.0 Komponenten hinzu – das gilt sowohl für kommerzielle wie Coremedia oder Documentum als auch für Open Source Frameworks wie Drupal oder Typo3. Social Software Suites werden um eher klassische CMS Features wie Freigabeworkflows, Archivierung und Personalisierungsfunktionen erweitert. Jedoch stehen in diesem Wettlauf die CMS Hersteller vor einer besonderen Herausforderung, denn sie müssen zwei grundsätzliche Zielszenarien im Auge behalten: Internet und Intranet. Solange es nur um das möglichst effiziente Veröffentlichen redaktionierter Inhalte ging, waren sich beide Szenarien sehr ähnlich. Mit einem Intranet 2.0, mit seinem deutlich gestiegenen Fokus auf Zusammenarbeit und Vernetzung, driften beide Szenarien nun aber wesentlich weiter auseinander.

Es wird spannend zu sehen, wie CMS Anbieter mit dieser Herausforderung zwischen mittelmäßigem Alleskönner und spezialisierter Anwendung langfristig umgehen (Siehe dazu auch die Einschätzung von Jeremiah Owyang). Social Suites wie z.B. Jive werden zwar auch im Internet eingesetzt, verrichten dort aber nur Spezialaufgaben wie ein Kundenforum (z.B. Apple), sie werden auf absehbare Zeit nicht die Internetpräsenz eines Unternehmens abbilden wollen.

Kann eine Social Software Suite ein Intranet abbilden?

Die ganz praktische Frage vieler Unternehmen in den nächsten Monaten und Jahren wird aber sein: Bilden wir unser neues Intranet mit einem CMS oder einer Social Software Suite oder einer Integration aus beidem ab? Wer diese Frage für sich gut beantworten will, sollte zunächst verstehen, welche klassischen Funktionen und Stärken eines CMS man in einem Intranet wirklich benötigt und wie die Social Software Suites gegenwärtig in der Lage sind, diese Funktionalitäten alternativ abzubilden. Eine erste Auflistung:

• Einfacher Import und Erstellung von Inhalten
• Redaktions- und Freigabeprozess
• Personalisierung
• Wiederverwendbarkeit von Inhalten
• Archivierung
• Strukturierung und Kategorisierung von Inhalten
• Flexible Templates
• Performance
• Reporting (über Inhalte und Nutzer)
• Nutzerrollen und Nutzerberechtigungen
• Suche und Findbarkeit
• Verschiedene Ausspielkanäle (Web, Mobil,..)
• Mehrere Mandanten und Sprachen
• …

Bei einigen der Punkte ist schnell klar, dass es hier große Unterschiede zwischen einem Intranet für 2.000 oder einem Intranet für 200.000 Mitarbeiter geben wird. Ein Global Intranet wird für eine Social Suite sicher eine ganz andere Herausforderung sein, als die interne Plattform eines Mittelständischen Unternehmens.

Ein spannendes und hochaktuelles Thema! Ich werde dazu am kommenden Mittwoch dem 11.11.09 ab 11:55 auch einen Workshop beim Enterprise 2.0 Summit in Frankfurt unter dem Titel „The Social Intranet – an Evolution from Content Management or a Revolution by Social Software?” abhalten und freue mich dort auf rege Diskussionen und Anregungen. Die Ergebnisse und eine zusammenfassende Bewertung der aufgeworfenen Fragen werden wir hier auf besser20 dann schnellstmöglich veröffentlichen.