Im folgenden die acht wichtigsten Punkte, die man zur Matrix wissen sollte:

1. Wofür braucht man die Matrix?

Der Markt für Social Software explodiert förmlich. Neue Anbieter kommen aus den Nischen von Foren-, Wiki- oder Blogsoftware und rüsten Ihre Produkte zu vollwertigen Social Software Suiten auf. Auf der anderen Seite gibt es die etablierten Platzhirsche im Bereich Collaboration und CMS Anbieter, die Ihren Tools Web 2.0 Funktionen hinzufügen. Ein sehr dynamischer Markt, der in Zukunft einige Stars aber auch viele Sternschnuppen sehen wird. Die Matrix soll helfen, in diesem Dschungel den Überblick zu behalten und angepasst an die eigenen Bedürfnisse und Absichten eine Shortlist der spannendsten Anwendungen erstellen zu können. Diese engere Wahl sollte dann im Idealfall als Pilot installiert und ausführlich getestet werden. Erst dann kann man eine wirklich belastbare Entscheidung über das am besten passende System treffen.

2. Es gibt doch schon Vergleiche von Wiki Systemen oder?

Viele kennen die Wikimatrix, die aktuell mehr als 120 Systeme beinhaltet. Das ist gut für einen ersten Eindruck, aber die Tatsache, dass zwei Anwendungen eine Wiki Funktionalität anbieten, sagt sehr wenig darüber aus, wie das Wiki implementiert ist, wie es mit anderen Funktionalitäten zusammenspielt oder wie einfach es zu benutzen ist.  Darüber hinaus wollen wir uns vor allem auf komplette Suiten fokussieren, die nicht nur ein Wiki beinhalten, sondern auch Blogs, Foren, abgrenzbare Bereiche, Dashboards u.s.w.enthalten und auch technisch und administrativ für den Einsatz im Unternehmen geeignet sind.

Die größte Herausforderung für einen belastbaren Vergleich ist aber eine andere Besonderheit von Social Software. Sie ist außerordentlich flexibel und offen für verschiedenste Arten der Anwendung. Der Wert besteht darin, einen einfachen und flexiblen Rahmen zu schaffen, in dem persönliche und gemeinsame Orte der Konversation und Zusammenarbeit entstehen können. Diese große Flexibilität hat aber einen Haken. Es gibt sehr viele Antworten auf die Frage: „Was genau macht man eigentlich damit?” Man kann mit einer Social Business Suite sehr viele verschiedene Anwendungsszenarien unterstützen. Es gibt deshalb nicht das eine beste System, sondern verschiedene Antworten, je nachdem ob man mehr Projektarbeit im überschaubaren Team oder unternehmensweite Vernetzung im Sinn hat. Aus unserer Sicht sollte deshalb die Basis eines Vergleiches nicht aus technischen Features bestehen, sondern beim Anwendungsfall ansetzen.

3. Nach welchen Anwendungsfällen wird in der Matrix unterschieden?

Wir betrachten fünf verschiedene geschäftliche Anwendungsfälle, außerdem drei technische Szenarien und zwei Aspekte zur Bewertung des Anbieters:

Geschäftliche Anwendungsfälle:

Enterprise Communication: Hier wird bewertet wie ein Social Software Tool die Verbesserung der Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Partnern und Kunden ermöglicht und ob es sich als zentrale Kommunikationsplattform einsetzen lässt. Hauptanforderungen: Blog- und Foren Funktionalität

Collaboration & Knowledge Exchange: Hier wird analysiert in welchem Ausmaß Zusammenarbeit und Wissensaustausch zwischen Nutzern auf der Social Software Plattform möglich ist. Hauptanforderungen: Offene und geschlossene Arbeitsräume, Wiki, Dateiaustausch

Social Networking & Expert Search: Hier wird getestet wie gut ein Social Software Produkt Mitarbeiter bei Aufbau und Ausbau ihres Netzwerkes unterstützt und wie leicht es ist, Experten zu finden. Hauptanforderung: Nutzerprofile, Follower/Connect-Funktion, Skill/Personensuche

Personal Information Management: Wie einfach ist es für den Nutzer, sich zu organisieren und alle persönlich relevanten Informationen zentral zu aggregieren. Hauptanforderung: Personal Dashboard, Activity-Streams, RSS-Support, Suche

Project Management: Dieser Fall baut auf den Anforderungen von Collaboration & Knowledge Exchange auf und bewertet darüber hinaus wie gut zusätzliche Funktionalitäten das Management und die Durchführung von Projekten unterstützen. Hauptanforderung: Kalendar und Zeitmanagement, Aufgabenverteilung

Technische Szenarien:

Operational Flexibility: In dieser Kategorie wird bewertet wie einfach es ist, die analysierte Social Software Plattform aufzusetzen und unter verschiedenen Bedingungen in die IT-Landschaft von Unternehmen zu integrieren.

Customization & Extensibility: Diese Kategorie dreht sich um die Möglichkeiten die Social Software auf User- und Plattform Ebene anzupassen und den gegebenen Funktionsumfang selbst oder mit Drittanbieter Software zu erweitern.

Data & Security: In Data & Security wird das Datenhandling und Zugriffsmanagement der Social Software Systeme bewertet.

Betrachtung des Anbieters:

Vendor Position: Die Vendor Position ergibt sich unter anderem aus der Größe-, Marktposition-, und der Produktstrategie- des Social Software Herstellers. Aus der Gesamtbetrachtung dieser Variablen kann man auf das Zukunftspotenzial des Social Software Produktes schließen.

Support & Services: In der Kategorie Support & Services wird neben den direkten Herstellerleistungen besonders die Größe und Qualität des Partnernetzwerkers in Betracht gezogen. Die Kombination entscheidet in wie weit die für Firmen nötigen Service-Level erreicht werden.

4. Welche Tools werden bewertet?

Der Enterprise Social Software Markt bietet eine große Bandbreite an Tools mit einer klaren Tendenz in Richtung integrierter Social Software Suites, denen viele die größten Chancen im Wettbewerb einräumen. Diesem Trend folgend wurden bei der Toolauswahl nur Produkte berücksichtigt die wenigstens vier der angesprochenen Anwendungsfälle abdecken. Aus einer Vorauswahl von zwanzig Tools wurden dann für den Launch der Social Software Matrix die neun vielversprechendsten ausgewählt. Die Tools:

• Atlassian Confluence 3.0
• blueKiwi 2009
• Google Apps Pro + Wave
• IBM Lotus Connections 2.5
• Jive SBS 4.0
• Liferay Social Office
• Microsoft SharePoint 2010
• Socialtext
• MindTouch

5. Wie funktioniert die Bewertung?

Die Bewertungen der Tools wurden anhand eines Benchmarking-Verfahrens abgeleitet, indem das Leistungsangebot der verschiedenen Tools für jede Kategorie mit dem jeweiligen Category-Champion verglichen wurde. Die Category-Champions konnten durch einen Vergleich der Kategorieanforderungen mit den ausgewählten Tools bestimmt werden. Um die Ergebnisse aus dem theoretischen Leistungsvergleich in den Use-Case Kategorien praktisch zu überprüfen, wurde standardisierter Beispielcontent für die Use-Cases erstellt und in alle Tools eingepflegt. Auftretende Unterschiede zwischen theoretischem Vergleich und praktischer Erfahrung, wurden in die Bewertung mit eingerechnet. Informationen zu einem System bekommt man auf drei Ebenen. Man kann es entweder bei einem Überblick über die Systeme und Szenarien belassen, oder eine Ebene tiefer auf ein einzelnes System springen und dann sogar für jeden Anwendungsfall ein Reihe von Screenshots sehen, die ein gutes Gefühl für jede Applikation und Ihre Stärken und Schwächen vermitteln.

Ebene 1: Überblick mit dem Vergleichswidget (siehe oben)

Ebene 2: Details zum System und Beschreibung der einzelnen Anwendugsfälle

Ebene 3: Screenshots zu jedem Anwendungsfall

6. Was ist noch wichtig?

Einige Systeme sind nach der Installation praktisch funktionsbereit, andere verstehen sich eher als Framework, die sehr flexibel sind, aber für den Anfang einiges an Konfigurations- und teilweise auch Entwicklungsarbeit benötigen, um gut nutzbar zu sein. Wir haben hier versucht, einen guten Mittelweg zu finden, aber es ist klar, dass man alle Tools in der Matrix mit mehr oder weniger großem Entwicklungsaufwand in allen Anwendungsfällen auf 100% bringen könnte.

Ein weiterer Punkt, der schon zu Diskussionen geführt hat, ist die Tatsache, dass wir mit Sharepoint 2010 ein System im Betastadium mit aufgenommen haben. Uns geht es vor allem darum, eine Entscheidung zur Softwareauswahl zu unterstützen, die mittelfristige einige Auswirkungen hat und für die nächsten Jahre in der Unternehmens IT eine Richtung vorgibt. Aus diesem Grund wollen wir das aktuell bestmögliche Wissen in der Matrix zusammentragen, auch wenn das den Vergleich aktuell verfügbarer Systeme evtl. etwas verändert.

7. Kommen weitere Tools dazu?

Das ist auf jeden Fall unser Ziel. Die Übersicht soll fortlaufend aktualisiert werden. Auch haben wir viele Anfragen von Anbietern, Limit ist vor allem die Zeit. Wir denken über eine Vorschlags- und Bewertungsfunktion nach, um die Leser über die spannendsten Systeme abstimmen zu lassen.

8. Die Helden der Matrix

Wer länger in der Matrix unterwegs ist, bekommt eine Ahnung wie viel Arbeit darin steckt. Dahinter stehen viele engagierte und pfiffige Köpfe, die mit viel Enthusiasmus und Einsatz diesen Stand möglich gemacht haben: Bernd Appelhans, Christoph Rauhut, Sandra Barthel, Ulf Kossol, Uwe Schuster, Yvonne Koletzki, Katharina Simon und Joachim Heinz. Danke!

Ausblick

Wir sind dabei die Matrix ins Gespräch zu bringen und sowohl technisch als auch inhaltlich weiter zu entwickeln. Wir freuen uns sehr über Feedback und Diskussionen, denn letzendlich entscheiden die Anwender, welche Tools sich im harten Praxiseinsatz auf Dauer am besten bewähren. Die Antwort ist irgendwo da draußen

Neo: What is the Matrix?

Trinity: The answer is out there, Neo, and it’s looking for you, and it will find you if you want it to.

Am Beispiel Web 2.0 Tools kann man gut beobachten, dass alle mitmachen wollen, selbst die, die meinen, das sei eine neue Software für den PC. Aber die Implikationen bei Personalbedarf oder Risiken sind selten klar, sodass interne Kommunikationsfachleute stark gefordert sind, wenn es darum geht, innovative Kommunikationsmodelle mit Erwartungsmanagement bei ihren Auftraggebern und Kunden, also den Mitarbeitern, in Einklang zu bringen.

(Henriette Viebig, Leiterin Interne & Online Kommunikation RWE in “Der Interne Kommunikationsmanager im Wandel”)

Für alle, die beim Einstieg in die neue Web 2.0 der Internen Kommunikation etwas Orientierung suchen, habe ich nachfolgend 11 Punkte zusammengestellt. Mehr wären möglich, weniger wird schwer, denn ich finde alle gleich wichtig:

1. Die Basis verstehen

Als Einstieg ein Muss: das sogenannte „Cluetrain Manifest“ – 95 Thesen zur neuen Art der Kommunikation von Unternehmen mit Mitarbeitern, Partnern und Kunden. Schon 10 Jahre alt, aber immer noch voll gültig. Die erste These ist schon legendär: „Markets are conversations.“ (www.cluetrain.com)

2. Anwendungsfälle, die Probleme lösen

„Wir machen eine Community“ ist kein Anwendungsfall. Langfristigen Erfolg wird Web 2.0 nur dann im Unternehmen haben, wenn es konkrete Probleme der Mitarbeiter löst und ihnen hilft, ihre Arbeit besser oder schneller zu erledigen. Beispiele für Anwendungsfälle: Innovationsmanagement, Prozessdokumentation, Organisation von Events und Offsites, Standorte und Bereiche, Communities of Practise, Speisepläne, Management Blog, Starter Kit für neue Mitarbeiter, Umfragen, Management interner Projekte, unternehmensweiter Wochenbericht.

3. Management Unterstützung

Management Support wird immer eingefordert, die Frage ist oft, ob und wie er dann auch kommt. Wer sicher gehen will,der achtet auf Anwendungsfälle, die das obere und mittlere Management aktiv einbeziehen und deren Leben leichter machen. Wir haben z.B. die Erarbeitung unserer neuen Unternehmensstrategie gemeinsam mit 60 Führungskräften neben realen Workshops auch intensiv in unserem Social Intranet dokumentiert und diskutiert.

4. Keine Angst vor Vandalismus

Wer was schreibt, ist gut nachvollziehbar, damit ist die Angst vor Missbrauch weitestgehend unbegründet. Dazu kommt, dass jeder denkbare Schaden heute auch schon per E-Mail eintreten kann.

5. Wiki, Blog und Co: nur gemeinsam sind sie stark

Aus dem Internet sind Wikis, Blogs oder Foren als separate Anwendungen bekannt. Diese Trennung macht im Unternehmen meist keinen Sinn und verbaut mittelfristig viele Anwendungsfälle. Für den Einsatz im Unternehmen gibt es so genannte Social Software Suites (auch Social Business Suites – SBS genannt). Diese Plattformen integrieren Wikis, Blogs, etc. mit Funktionen wie abgrenzbaren Arbeitsbereichen und Benutzer-/ Rechteverwaltung. Die wichtigsten haben wir unter www.socialsoftwarematrix.org zusammengestellt und bewertet.

6. Nicht ohne das Intranet

Web 2.0 Anwendungen drehen sich um Kommunikation und Zusammenarbeit und überschneiden sich damit mit einigen existierenden Systemen wie z.B. dem meist vorhandenen Intranet. Ein zukünftiges Szenario sollte ganzheitlich betrachtet werden und kann als Intranet 2.0 (auch: Social Intranet) auch eine konsolidierte Lösung sein.

7. Maximale Offenheit für Transparenz und Vernetzung

Alle Inhalte, die nicht in irgendeiner Weise geschützt werden müssen (z.B. aus rechtlichen Gründen), sollten für alle Mitarbeiter frei zugänglich sein. Ein einfacher Wechsel der Perspektive reicht als erster Schritt schon aus: Offenheit sollte die Regel sein und Geschlossenheit die Ausnahme. Das Einrichten geschlossener Bereich ist möglich, muss aber gut begründet werden.

8. Brücken in die klassische Welt

Nicht jeder ist ein sogenannter „Digital Native“ und taucht ohne zu zögern in die neue 2.0 Welt ein. Deshalb sind Brücken mit eher klassischen Instrumenten, wie Newsletter oder redaktionierten Unternehmensnachrichten, wichtig und sollten unbedingt beibehalten werden.

9. Der Redakteur wird nicht überflüssig, nur seine Rolle ändert sich

Social Software macht es Nutzern viel einfacher, Inhalte selbst zu erstellen und zu publizieren. Redakteure sind nun vor allem als Qualitätsgaranten und zur inhaltlichen Organisation und Strukturierung gefragt. Neue Begriffe für diese Rolle sind Wiki-Gärtner oder Wiki-Champion.

10. „Beta“ statt „Big Bang“

Anforderungen aufnehmen, Grobkonzept, Feinkonzept, Programmierung, Test, Go-Live. Anwendungen, die extrem davon abhängen, dass Mitarbeiter im Unternehmen sie gern und oft nutzen, kann man so nicht mehr entwickeln. Das Zauberwort hier heißt Perpetual Beta – es gibt kein umfangreiches Feinkonzept, sondern Funktionen werden schrittweise eingeführt und sofort mit Pilotnutzern getestet. So entstehen Lösungen, die viel näher an den wirklichen Anforderungen und Nutzungsgewohnheiten der Mitarbeiter liegen.

11. Amara’s Gesetz

„Wir tendieren dazu, kurzfristige Auswirkungen neuer Technologien zu überschätzen und langfristige zu unterschätzen.“ Auch wenn die Bedeutung und Konsequenzen von Web 2.0 teilweise übertrieben dargestellt werden, haben wir es mit einer mächtigen Idee zu tun, die unsere gewohnte Art zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten nachhaltig verändern wird. Kein Unternehmen wird sich dem langfristig entziehen können.

Diese Punkte sind auch als Beitrag zum Thema Web 2.0 in der Internen Kommunikatio im Newsletter Interne Kommunikation im Fokus erschienen. Danke nochmal für die freundliche Einladung dazu an SCM!

Von insgesamt 31 Sprechern waren männlich: 31 und weiblich: 0. NULL.

Nun könnte man schnell einwenden, dass die Frauenquote in unserer eher technisch geprägten Industrie eben schon immer sehr gering ist. Das stimmt auch, laut Bitkom liegt beispielsweise der Anteil weiblicher Auszubildender in IT Berufen bei unter 10%. Eine ähnliche Quote ist übrigens auch im Schnitt bei vielen Barcamps zu beobachten. Mit der Ausrede geben wir uns hier aber nicht zufrieden, denn eine 10% Quote wären ja immerhin 3 weibliche Vortragende gewesen, aber wir reden hier über 0%!

Viel schwerer wiegt jedoch ein inhaltliches Argument: Einige Anzeichen sprechen dafür, dass das Thema Enterprise 2.0 an einer gewissen inhaltlichen Distanz zwischen der weit vorausgeeilten Community (Blogger, Berater, Toolanbieter,…) einerseits, und der eigentlichen Zielgruppe in den Unternehmen (Marketing, Kommunikation, HR, IT) andererseits, leidet. Man spricht zueinander, aber versteht sich oft nicht, denn Vokabular, Inhalte, Nutzenargumentationen und Risikowahrnehmung liegen teilweise weit auseinander. Ich spreche gelegentlich auf Vorträgen und Weiterbildungen vor Mitarbeitern von interner und externer Kommunikation und ein Großteil des Publikums ist dort weiblich. Ähnlich sieht es im Bereich HR und Marketing allgemein aus. Grosse Teile der von Enterprise 2.0 adressierten Fachbereiche werden vorwiegend von Frauen vertreten. Und nun wissen wir ja aus zahllosen populärwissenschaftlichen Veröffentlichungen, das Mann und Frau geradezu ideal dafür geeignet sind, sich gründlich misszuverstehen. Vieleicht ein Teil der Erklärung?

Trotz der Gefahr, hier in allzu einfache Klischees abzugleiten,  könnte man sich geschlechtsspezifische Sichtweise des Themas Enterprise 2.0 so vorstellen (100% subjektiv!):

• Männlich: technologieorientiert, Umbruch, Auflösung der Hierarchien, Konzentration auf die 15% Vorreiter und Early Adopter– die anderen werden oft vergessen, Chancen maximieren,…
• Weiblich: umsichtiges Vorgehen, soziales Verhalten – nicht die 15% Spitze ist im Fokus sondern die breite Mehrheit und die Interessen der (eher) Schwächeren, pragmatischer Umgang mit Technologie, Risiko minimieren,…

Und nun? Veränderungsmöglichkeiten sehe ich vor allem in zwei Bereichen:

Zum einen sollten sich die Frauen aktiver und selbstbewusster einbringen. Die weibliche Sicht der Dinge wird dringend benötigt und sicher von einer großen Mehrheit der Männer auch dankbar angenommen. Vorreiterinnen wie Susan Scrupski, die Organisatorin der Web 2.0 Adoption Council, Groundswell Co-Autorin Charlene Li oder Andrea Back, Professorin für Business 2.0 an der Uni St. Gallen und viele andere mehr, tun genau dies bereits und sind damit sehr erfolgreich.

Zum anderen sollten die Organisatoren zukünftiger Web 2.0 und Enterprise 2.0 Veranstaltungen Frauen als wichtige Zielgruppe sowohl im Auditorium als auch auf der Bühne erkennen und gezielt daran arbeiten, deren verstärkte Teilnahme aktiv zu fördern. Wir jedenfalls werden die Frauenquoten der nächsten einschlägigen Veranstaltungen aufmerksam beobachten

Wenn sich also zukünftig die Männer in trauter Enterprise 2.0 Runde mal wieder ein „It is not about technology!“ zurufen, dann wäre auf der Suche, worum es denn dann eigentlich geht, auch eine weibliche Perspektive wertvoll und uns sehr herzlich willkommen.