Es geht um Social Intranets und damit eine der aktuell wohl spannendsten Baustellen, die das Web 2.0 im Unternehmen auf die Agenda gehoben hat. Das Intranet ist mit seiner Aufgabe der effektiven Informationsverteilung heute aus vielen Unternehmen nicht mehr wegzudenken und eines der naheliegensten Ziele für Web 2.0 Anwendungen auf Ihrer Suche nach echter Relevanz und wirklichem Nutzen für das Kerngeschäft. Wir haben dieses Thema ja schon früh in unserem Blog aufgegriffen und ab 2009 immer wieder diesen Trend beschrieben. Mit dem Buch wollen wir den aktuellen Stand der Diskussion darstellen und haben erst beim Schreiben und Zusammenstellen gemerkt, wie viele verwandte Themen es da links und rechts noch gibt. Der Stoff wird uns in nächster Zeit also sicher nicht ausgehen

Mehr Details zum Buch gibt es auf einer extra Seite hier im Blog.

Social Intranet: – Kommunikation fördern – Wissen teilen – Effizient zusammenarbeiten bei Amazon kaufen

Die Konferenz (www.i-know.at) findet vom 7. – 9. September 2011 zum elften Mal in Graz statt. Sie ist mit rund 500 Teilnehmern und Teilnehmerinnen einer der größten und bedeutendsten Tagungen für Wissensmanagement und Wissenstechnologien in Europa. Die i-KNOW spricht Forscher (i-Science) und Praktiker (i-Praxis) an, wobei i-Science in englischer und i-Praxis in deutscher Sprache abgehalten wird. Sie deckt somit die weitläufigen Wissensmanagement-Bereiche ab. Zusätzlich werden auch Keynotes und Exhibitions abgehalten.

 Themengebiete sind unter anderem:

• Knowledge Management
• Knowledge Discovery
• Knowledge Services
• Social Media
• Enterprise 2.0
• Social Web

Die Veranstalter sind so nett und stellen uns zwei Freikarten zur Verfügung. Wer Interesse hat, einfach hier kommentieren, der Erste gewinnt  (Mitarbeiter der T-Systems MMS  sind leider ausgeschlossen:-)!

Der Zwang, das Thema auch begrifflich viel näher ins Kerngeschäft der Unternehmen zu transportieren, treibt nicht zuletzt die Tool- und Serviceanbieter (Jive: „Social means business.“, IBM: „Social Business for a smarter planet“) zu einer deutlichen Abkehr vom Enterprise 2.0 Begriff. Der oft unkritische Enthusiasmus der frühen Enterprise 2.0 Bewegung (die dafür einige Kritik einstecken musste) passt nicht mehr zu den Ambitionen einer mittlerweile Milliarden Dollar schweren Branche. Dieses Wachstum spiegelt übrigens auch die Konferenz selbst wieder, die im Vergleich zum vergangenen Jahr um 20% zugelegt hat, und deshalb in ein wesentlich größeres Kongresszentrum im Herzen von Boston umziehen musste.

Sonstige Eindrücke der Konferenz:

Es wird viel von Social Business gesprochen, aber einen Großteil der wirklich zahllosen Fallstudien dreht sich um frühere Stadien der Implementierung. Wie überzeugt man das Management, was sind erste Anwendungsfälle, wie genau funktioniert Community Management? Vieles von dem ist recht weit entfernt vom eigentlichen Geschäft. Die gute Nachricht ist, dass bei diesem ersten Schritt des Etablierens einer Plattform eine deutliche Professionalisierung stattgefunden hat. Es gibt mittlerweile viele Ideen und Erfahrungen, die im Detail zeigen, wie genau dieses Anfangsstadium bewältigt werden kann.

Es fällt auf, dass viele Fallstudien aus sogenannten regulierten Industrien wie Banken oder Pharma stammen. John Stepper von der Deutschen Bank meinte augenzwinkernd dazu: „Regulation is a great reason not to do anything.“ Das scheint also keine Hürde zu sein, sondern es geht darum, hier möglichst früh die Compliance Anforderungen zu verstehen und in den Gesamtprozess einzubinden, denn gerade diese Industrien sind sehr wissensintensiv und versprechen sich viel von der besseren Verwertung und Vernetzung ihres internen Wissens.

Die ROI Diskussion: „Metrics“ werden immer wieder diskutiert und sind definitiv ein Thema. Alles was ich dazu hier gesehen habe, wirkte jedoch sehr komplex und verkrampft. Richtig gut wird es nur bei sehr fokussierten Anwendungen, wie z.B. einem mit Hilfe von Social Software deutlich verschlanktem Urlaubsprozess. Die meisten Fallstudien haben Budgets und Management Unterstützung durch Erfolgsgeschichten und persönliche Einsichten der Beteiligten gewonnen. Das ist oft aber nicht so hilflos wie es hier klingt. Der Prozess des Ausprobierens, Finden von Best Cases  und deren gezielte Kommunikation wurde in vielen Beispielen sehr professionell und gezielt eingesetzt.

Einige der großen Anbieter wie IBM, Cisco oder Avaya haben in Keynotes die Möglichkeit, vor einer kompletten Industrie Ihre Visionen darzustellen und liefern eher langweilige Sales Präsentationen mit zahllosen Allgemeinplätzen ab. Enttäuschend. Eines der positiveren Beispiele war dann tatsächlich Microsoft. Sharepoint Produktmanager Christian Finn erzählte, wie ein ganz auf Bill Gates zugeschnittener Ideenprozess (Bill´s sogenannte Think Week ) zu einem unternehmensweiten Ideenprozess wurde.

Das technologisch spannendste Thema sind Standards. Klingt erst mal langweilig, hat aber weitreichende Folgen für die Zukunft von Enterprise Software:

Das ist zum einen der weiterentwickelte Standard OpenSocial 2.0. Im Kern geht es darum, Entwicklern die Möglichkeit zu geben, für verschiedenen Plattformen Apps zu schreiben und diese mit überschaubarem Aufwand von einer Plattform (z.B. Jive) zu einer anderen (z.B. IBM) zu portieren. Klare Ziel ist, nicht den Fehler der technischen Silos mobiler Betriebssysteme (Apple, Android,etc) zu wiederholen. Das wirklich spannende an OpenSocial 2.0 ist, dass Apps aus Ihrem Container herauskönnen und mit der eigentlichen Anwendung, in der Sie laufen, interagieren. Z.B. kann eine App dann Inhalte in einen Activity Stream schreiben oder Einträge in ToDo Listen erstellen. Es wird damit unglaublich einfach, Anwendungen funktional zu erweitern.

Direkt dazu gehört ein Standard für Activity Streams: http://activitystrea.ms/, der Teil von Open Social 2.0 ist und zukünftig anwendugsübergreifende Activity Streams ermöglicht. Die Streams selbst werden immer besser und mittelfristig wohl wirklich personalisierte Informationsströme mit denen ein Großteil der Arbeit auf einer Plattform direkt interaktiv erfolgen kann. Wer Zeit für 135 Folien hat kann sich auf Slideshare hier noch einige Grundlagen zu Thema holen.

Tja und Boston selbst ist immer noch weitestgehend mit dem Stanley Cup Sieg seiner Eishokeymannschaft Boston Bruins beschäftigt, dem ersten seit 1972.

Da werden Männer wieder zu Jungs: die Bostoner Feuerwehr hat sich den Stanley Cup aus Alufolie nachgebaut und fährt den jetzt stolz spazieren

• Collaborative & Social Aspects
• Search
• Governance & Management
• Business Value
• Future Scenarios

Der Lohn einer Teilnahme ist ein kostenloses Exemplar der Studie für 2012 (kostet sonst 750$).

Wie teilnehmen? So gehts:

1. Wer von euch benutzt die Tag Cloud, um Inhalte zu finden?
2. Wer benutzt die Tag Cloud, um sich einen schnellen Überblick über die Themen des jeweiligen Bereiches zu verschaffen?

Bei der ersten Frage hat sich niemand gemeldet – 0%. Bei der zweiten Frage haben sich ca 20% gemeldet.

Das wirft natürlich Fragen auf. Brauchen wir Tag Clouds überhaupt im Intranet? Und wenn nicht, wie gut funktionieren Tags und damit das Konzept der Folksonomie überhaupt für den unternehmensinternen Gebrauch?

Brauchen wir Tag Clouds im Intranet?

Tag Clouds sind sehr effektiv darin, die wichtigsten Tags hervorzuheben und schnell erfassbar zu machen. Dieser Vorteil wird jedoch dadurch erkauft, dass alle anderen Tags visuell zwischen den Top-Tags verschwinden:

Tag clouds provide suboptimal support when searching for specific tags.

bestätigt eine Studie der Uni Duisburg Essen.

Für ein ernst zu nehmendes Navigationsinstrument ist das zu wenig. Für die schnelle Darstellung der wichtigsten Themen eines Bereiches kann es nützlich sein – das fanden ja auch ca. 20% der Befragten in meiner Umfrage. Hier ist aber die Frage zu stellen, ob der übersichtliche Nutzen einer Tag Cloud den Platzbedarf an den zentralen Stellen eines Intranets rechtfertigt.

Und spätestens hier drängt sich die zweite Frage auf: Haben wir mit der Tag Cloud nur ein Visualisierungsproblem, oder versagt das zugrundeliegende Konzept der Folksonomien?

Wie gut funktionieren Folksonomien im Intranet?

Social Tagging ist eine Form der freien Verschlagwortung (Indexierung), bei der Nutzer von Inhalten die Deskriptoren (Schlagwörter) mit Hilfe verschiedener Arten von Sozialer Software ohne Regeln zuordnen. Die bei diesem Prozess erstellten Sammlungen von Schlagwörtern werden Folksonomien genannt (Wikipedia Definition).

Folksonomien sind im Internet z.B. bei großen Bild oder Videosammlungen ein mittlerweile etabliertes Konzept. Für den unternehmensinternen Anwendungsfall warten jedoch neue Herausforderungen:

1. Das Suchverhalten im Intranet ist ein anderes. Es geht nicht wie im Internet darum, z.B. die besten fünf  Resultate zu sehen, sondern es geht um eine ganz bestimmte Information, die man finden muss. Eine Navigation über Tags ist in diesem Fall Glückssache, die auch noch sehr von der Qualität und Sorgfalt derjenigen abhängt, die die Inhalte eingestellt und getaggt haben.  Die Kombination aus Suche und Navigationsstruktur ist hier klar im Vorteil.
2. Ist man dann doch explorativ („Was gibt es alles zum Thema XY?“)  unterwegs, trifft man auf ein weiteres Problem der Folksonomien. Es geht vor allem um Quantität. Der meist vergeben Tag ist auch der sichtbarste. Das ist im Intranet problematisch, denn „organisatorische“ Tags wie Projektmanagement, Wochenbericht, Protokoll, Fachkonzept, etc  dominieren oft die weniger vergebenen thematischen Tags.  Wenn einige thematische Tags dann ähnlich oft vergeben werden (bei uns ist das zum Beispiel „Enterprise 2.0“ ), sind sie zu breit, um wirklich eingrenzend zu wirken.
3. Ein weiterer Punkt zum explorativen Suchen: Es geht bei Folksonomien und deren Darstellung vor allem um Quantität – welche Inhalte wirklich spannend und definitiv lesenswert sind, lässt sich daraus nicht erschließen.
4. Ein weiteres Problem könnte auch noch das Verhältnis der Nutzerzahl zum Umfang der Begriffswelten sein.  Große Unternehmen haben riesige eigene Begriffswelten aus Produkten, organisatorischen Einheiten, Abkürzungen, Standorten, Methoden, Dokumenten, etc, die von  vergleichsweise wenigen Nutzern gepflegt werden. Die resultierenden Folksonomien sind häufig unausgewogen und betonen diejenigen Inhaltsbereiche, die von den eifrigsten Taggern eingepflegt wurden. Im Web gibt es dagegen vergleichsweise mehr Nutzer, die sich oft auf einer Seite zu einem thematischen Schwerpunkt treffen – das Verhältnis von Nutzerzahl zum Umfang der Begriffswelten ist also günstiger und führt zu valideren Folksonomien. 
5. Und spätestens hier kommt es aufgrund der angesprochenen Probleme zu  einem verhängnisvollen Kreislauf. Intranet Nutzer bemerken, dass Tags in Ihrem Such- und Filterverhalten nur eine untergeordnete Rolle spielen und verlieren dadurch die Motivation eigene Inhalte gewissenhaft zu taggen.

Die spezifischen Rahmenbedingungen einer unternehmensintern Anwendung stellen das Konzept der Folksonomien vor große Herausforderungen. Folksonomien funktionieren eher bei vielen Nutzern, einem dynamischen, breiten oder noch unklarem thematischen Schwerpunkt (also alles Dinge, bei denen es Taxonomien schwer haben) und vor allem in einem 80% Modus – es ist nicht wirklich schlimm, wenn 20% nicht gefunden werden.

Ideen für Verbesserungen und Alternativen

• Automatische Methoden wie semantische Textanalyse und Autotagging erlauben eine durchgängige Verschlagwortung von Inhalten mit wenig manuellem Aufwand. Zum Erschließen der Bedeutung braucht es nur gut gepflegte thematisch ähnliche Beispielinhalte. Diese gepflegten Daten geben bei einem inhaltlichen Zusammenhang genügend Hinweise, um auch schwer erfassbares viel besser in seiner Bedeutung zu erschließen. Mehr Details dazu hier.
• Es ist unrealistisch eine komplette und valide Begriffswelt für ein Unternehmen bis ins letzte Detail aufzubauen. Folksonomien sollten gezielt dort verwendet werden, wo Taxonomien an ihre Grenzen stoßen: thematisches Neuland oder noch keine Ahnung was das Thema sein wird, oder sich sehr schnell verändernde Begriffswelten. Dazu braucht es möglichst viele Nutzer, die taggen. Es wird in einem Intranet vergleichsweise wenige, sehr konzentrierte Bereiche geben können, in denen Folksonomien funktionieren.
• Eine gute Folksonomie braucht darüber hinaus mehr Pflege als wir das heute üblicherweise einplanen. Wie Pflege aussehen kann, zeigt z.B. der aufsteigende Web Frage- und Antwortdienst Quora. Ein interner Quora Klon könnte übrigens einer der Bereiche sein, in den der Folksonomie Ansatz auch intern funktioniert.

Tags heißen bei Quora “Topics”. Jeder Nutzer kann alle Topics einfach mit organisieren, z.B. zusammenfassen. Zusätzlich bietet der Punkt “Organize Topic” die Möglichkeit Über- oder Unterthemen für ein bestimmtest Topic zu definieren.

•  Auf die beschriebenen, schmalen Schultern der Folksonomien, sollten keine allzu gewichtigen Aufgaben gelegt werden. Es gab Ansätze, nach denen es egal ist, wo ein Inhalt im Intranet erstellt wird, Hauptsache er wird korrekt vertaggt und die Nutzer suchen sich ihre Inhalte dann über Tags zusammen. Tags sind in so einem Falle neben der Suche das zentrale verbindende Element, dass ein Intranet zusammenhält – eine Aufgabe, die aufgrund der geschilderten Probleme völlig unrealistisch ist. Nutzer und Inhalte sollten durch Strukturen stärker konzentriert werden: z.B. sollten Bereiche mit ähnlicher thematischer Ausrichtung zusammengelegt werden und – wenn wichtig genug – über eine prominente Verlinkung (Top Navigation, Top Links, eigenes Widget auf der Startseite,…) erreichbar sein. 
• Die Rolle als Trendbarometer und Quelle für „Das könnte auch Interessant sein“ kann in einem Social Intranet sehr gut die automatische Auswertung von Nutzerverhalten spielen. Ganz trivial heißt das welche Inhalte wurde am meisten kommentiert oder am besten bewertet. Eine Stufe weiter bedeutet das z.B. die Frage „Was liest ein Mitarbeiter, der mir in seinem inhaltlichen Nutzerverhalten sehr ähnlich ist, was ich nicht lese?“

Vor ca. zwei Jahren habe ich noch folgenden Satz in einer Präsentation geschrieben: “Tags sind das Rückgrat von Social Software.” Diesen Satz würde ich heute so nicht mehr schreiben. Folksonomien können ein Element eines Social Intranets sein, sie sind aber aktuell weit davon entfernt, ein zentrales Ordnungskriterium zu bilden. Was meinen Sie dazu? Sehe ich die Rolle von Folksonomien zu kritisch? Ich freue mich auf Ihre Meinung.

Wir sind mit Twitter, Facebook und Co immer noch in einer großen Experiementierphase. Alles, was uns begegnet oder in den Sinn kommt, kann gefilmt, fotografiert, aufgenommen, beschrieben und ganz einfach publiziert werden. Diese neue Freiheit wird natürlich intensiv und teilweise exzessiv genutzt. Leider sind die Kanäle und wir als Benutzer noch sehr am Anfang, wenn es darum geht, nach Zielgruppen zu differenzieren.

Werfen wir einen Blick ins Leben 1.0, in die Realität: Erzähle ich all meinen Freunden und Kollegen, meiner Familie und meinen Bekannten die gleichen Dinge, mit gleicher Sprache? Während der Empfänger in unseren Onlinekanälen schon gut filtern kann, spricht der Sender meist zu allen seinen „Zuhörern“.

Im richtigen Leben übernimmt diese Filterfunktion jedoch eigentlich der Sender. Er erreicht damit genau eines: man hört ihm zu. Das ist so, weil er seine Botschaften auf die Interessen des Empfängers abstimmt (Ist das relevant für den anderen?) Wer also Gehör finden möchte, der sollte versuchen auch in der digitalen Welt als Sender bereits zu filtern. Klingt anstrengend, aber wer mittelfristig im Informationsgewitter noch durchdringen will, wird das wohl investieren müssen.

Doch bedeutet eine differenzierte Ansprache das Aufgeben von Authentizität? Kann, wer Privates und Berufliches trennt, noch immer authentisch sein? Muss ich meine Familie, meine Weltanschauung, meine Hobbies offenlegen, um authentisch zu wirken? Es geht um Ehrlichkeit, eine eigene Meinung oder eine natürliche Sprache. Ob damit berufliche oder private Inhalte verbunden sind, ist völlig irrelevant. Ein schönes Beispiel für authentische Kommunikation in einem beruflichen Umfeld ist für mich die australische Softwareschmiede Atlassian. Ein Blick auf die Our Values Seite zeigt schön, wie authentisch sich selbst Unternehmen darstellen können.

Die Frage ist aktuell eher, wie geht es technisch? Wer als Absender bei Twitter schon selbst filtern will, wird sich wohl mindestens zwei Konten anlegen müssen. Facebook bietet mit Listen die Möglichkeit, seine Freunde zu gruppieren und Updates dann nur für bestimmte Listen freizugeben. Obwohl etwas umständlich zu benutzen, kommt das der Anforderung schon recht nahe. Ein zweiter Schritt hin zur besseren Trennung von privaten und beruflichen Meinungen und Identitäten ist geplant, mehr Details dazu auf Socialmediaevolution.

Sollten private und berufliche Sichtbarkeit getrennt werden? Wer sieht das anders? Ich freu mich über Meinungen!

Selten hat ein Buch die Komplexität der schönen neuen Welt so umfassend und intelligent eingefangen. Für jeden, der sich auf den Tastaturen dieser Welt bewegt, ein echtes Muss.

Danke!